KI-Technologie pro smartes Managen von Verträgen

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Robin Schmeisser von der Fabasoft International Services GmbH.

(c) Nik Fleischmann

Contract Management. Mit der Wahl der richtigen Vertragsmanagementsoftware lässt sich die Produktivität in jedem Unternehmen steigern. Schlüsselfaktoren sind Cloudbasierung sowie der Einsatz künstlicher Intelligenz.

Verträge haben einen unmittelbaren Einfluss auf den Unternehmenserfolg. Um den ­Überblick über den Vertragsbestand und die daraus entstehenden Rechte und Pflichten zu bewahren, braucht es klar definierte, automatisierte Prozesse sowie übersichtliche Listen und Dashboards. Das gilt vor allem dann, wenn die Erstellung, der ­Abschluss und die Aufbewahrung der Vertragsdokumente dezentral erfolgen.

Der Nutzen smarter Lösungen

State-of-the-Art-Softwareprodukte für die Vertragsverwaltung sind cloudbasiert und vertrauen auf die Anwendung künstlicher Intelligenz (KI). Die Nutzung von KI zielt darauf ab, vertragliche Inhalte zu erkennen und für die Weiterverwendung in der digitalisierten Umgebung einzusetzen. Daraus ergibt sich eine Reihe von signifikanten Vorteilen.

Liegen eingescannte Dokumente durch den Einsatz von Optical Character Recognition (OCR) Software maschinell lesbar vor, lassen sich die Inhalte auch mit semantischen Volltextsuchen erfassen. Nutzer finden Verträge ohne Umwege und aufwendige Recherche. Intelligente Filterfunktionalitäten dienen der Verfeinerung der Suchvorgänge und weiterführende KI unterstützt bei der Optimierung der Ergebnisse. Da KI die Metadaten extrahiert, sparen Anwender Zeit bei der Digitalisierung. Vertragliche Informationen fließen automatisiert in digitale Vertragsakten. Die im Zuge der Klassifizierung erkannte Vertragsart sorgt für die übersichtliche Gliederung des Vertragsarchivs.

Wenn im Zuge der Metadatenextraktion ebenfalls Termine und Fristen in die Vertragsmanagementsoftware einfließen, digitalisiert die KI gleichzeitig das Fristenmanagement. Eine in die Vertragsmanagement-Software eingebettete KI automatisiert zudem Prozesse zur Prüfung von Dokumenten, Genehmigungen ab bestimmten Vertragssummen oder Warnungen bei Vorkommen von Klauseln.

Fabasoft Contracts

„Smartes Vertragsmanagement offeriert Unternehmen unzählige Vorteile. Es erleichtert das Handling enorm und sorgt für mehr Transparenz, höhere Prozessgeschwindigkeit und eine strukturierte Zusammenarbeit aller Beteiligten“, bringt es Robin Schmeisser von der ­Fabasoft International Services GmbH auf den Punkt.

Das Linzer Unternehmen ­Fabasoft, das im Bereich von dokumentenintensiven Geschäftsprozessen als einer der führenden ­Software-Spezialisten Europas gilt, hat die cloudbasierte Vertragsmanagementsoftware Fabasoft Contracts entwickelt. Das Produkt unterstützt Betriebe während des gesamten Vertragslebenszyklus: Von der unternehmensübergreifenden Generierung, der effizienten Abwicklung von Prüf-, Genehmigungs- und Freigabeprozessen über die Erfüllung und das Controlling bis hin zur revisionssicheren Archivierung der Vereinbarungen. Hauptziel ist es, die Workflows bei der Erstellung, Verhandlung und Administration von Verträgen zu beschleunigen.

KI-Tech von Mindbreeze

Einen entscheidenden Beitrag dazu liefern die auf KI-Technologie basierenden Funktionen der Fabasoft-Tochter Mindbreeze. Mindbreeze InSpire führt mithilfe von Machine- und Deep-Learning-Daten aus den unterschiedlichsten Quellen zusammen, analysiert und verknüpft diese. Dadurch ergeben sich unter anderem individuelle Gestaltungsmöglichkeiten, die in Kombination mit umfangreichen Sortier-, Filter- und Auswertungsfunktionen ein rasches Erstellen und Teilen dynamischer Berichte erlauben. 

Fabasoft Contracts bietet außerdem die Möglichkeit, Verträge zu jeder Zeit und von überall digital zu unterschreiben. Das vereinfacht den gesamten Vertragsmanagementprozess im Zusammenspiel mit externen Partnern. Die in der Software integrierte digitale Unterschrift entspricht dabei einer „fortgeschrittenen elektronischen Signatur“ gemäß eIDAS-Verordnung der Europäischen Union. Sie ist somit rechtswirksam und wesentlich sicherer als ihr handschriftliches Gegenstück.

Wettbewerbsvorteile

„In der Zukunft des Vertragsmanagements stehen Datenanalyse, -qualität und -sicherheit im Vordergrund. Der Einsatz von KI führt dabei zu Zeitersparnis, Risikoreduktion und Automatisierung manueller Prozesse“, fasst Helmut Fallmann zusammen. Der Mitgründer der Fabasoft AG zählt zu den Vorreitern jener 75 Prozent heimischer Unternehmensentscheider, die — laut jüngster KI-Studie des IT-Dienstleisters adesso Austria —überzeugt sind, dass Investitionen in KI mittelfristig zu Wettbewerbsvorteilen führen.

Nähere Informationen unter: www.fabasoft.com

Information

Die Seite basiert auf einer Medienkooperation mit der „Presse“ und wird finanziell von Fabasoft unterstützt.